Ngày 20/08/2026, DTS Software Vietnam đã tổ chức chương trình đào tạo nội bộ “Kỹ năng Quản lý thời gian” nằm trong chuỗi hoạt động của lộ trình “Đào tạo nâng cao kỹ năng” dành cho đối tượng là Staff và S.Staff từ 1-3 năm. Chương trình được dẫn dắt bởi Giảng viên nội bộ: Ms. Đỗ Thị Hường – DEV1 Manager.

Đây là một trong những hoạt động đào tạo nhằm nâng cao năng lực làm việc tại DTS Việt Nam, giúp các thành viên tham gia biết cách xác định ưu tiên, sắp xếp công việc hợp lý và sử dụng thời gian hiệu quả hơn, từ đó chủ động trong công việc và nâng cao hiệu suất cá nhân.

Chọn đúng việc

Tập trung vào điều thực sự tạo ra giá trị

Một ngày bận rộn chưa chắc đã là một ngày làm việc hiệu quả. Từ câu chuyện rất quen thuộc ấy, chương trình mở đầu bằng việc cùng các thành viên tham gia nhìn lại cách mình đang lựa chọn và sắp xếp công việc mỗi ngày

Thay vì ưu tiên một việc chỉ vì “dễ làm”, “mới được giao” hay có thể hoàn thành nhanh, điều quan trọng là nhìn vào giá trị công việc tạo ra, mức độ ảnh hưởng, deadline và những công việc đang phụ thuộc vào kết quả đó. Qua đó, mỗi người có thể xác định rõ hơn đâu là việc thực sự cần được ưu tiên và dành thời gian trước.

Ước lượng thời gian

Đừng chỉ dựa vào cảm giác

Khi đã xác định được việc cần ưu tiên, câu hỏi tiếp theo là: Mình thực sự cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc đó?

Trong thực tế, chúng ta thường dễ ước lượng dựa trên cảm giác hoặc chỉ tính thời gian cho phần công việc chính, mà bỏ qua những bước như chuẩn bị, trao đổi, kiểm tra, chỉnh sửa hay chờ phản hồi. Vì vậy, các thành viên tham gia được gợi mở cách nhìn lại dữ liệu từ những công việc tương tự đã thực hiện, đồng thời tính đến cả những yếu tố chưa chắc chắn và sự phụ thuộc có thể ảnh hưởng đến tiến độ

Và quan trọng hơn, một con số estimate không phải lúc nào cũng bất biến. Khi thông tin dần rõ hơn trong quá trình thực hiện, kế hoạch cũng cần được cập nhật để ngày càng sát với thực tế.

Biến mục tiêu thành hành động

Biết mình cần làm gì tiếp theo

Có những công việc nghe qua tưởng đã rất rõ, nhưng đến lúc bắt tay vào thực hiện, chúng ta lại mất khá nhiều thời gian chỉ để nghĩ: “Bây giờ mình nên bắt đầu từ đâu?”

Từ vấn đề này, chương trình đi sâu vào cách chia một mục tiêu lớn thành những hành động cụ thể, có đầu ra rõ ràng và có thể bắt đầu ngay. Thay vì chỉ ghi một đầu việc chung chung, mỗi task cần đủ rõ để biết bước tiếp theo là gì, kết quả cần tạo ra và khi nào có thể coi là hoàn thành

Bên cạnh đó, các thành viên tham gia cũng cùng nhìn lại cách phân loại công việc theo mức độ quan trọng – khẩn cấp, từ đó chủ động đưa những việc quan trọng vào kế hoạch trước khi chúng trở thành những đầu việc cần “chữa cháy”.

Bảo vệ sự tập trung

Không để thời gian bị chia nhỏ

Một email vừa đến, một tin nhắn cần phản hồi hay một đầu việc bất chợt chen ngang đều có thể khiến chúng ta liên tục chuyển từ việc này sang việc khác. Dù mỗi lần gián đoạn có thể chỉ kéo dài vài phút, việc phải liên tục khôi phục lại mạch suy nghĩ và ngữ cảnh cũng khiến thời gian làm việc bị phân mảnh

Chính vì vậy, thay vì cố gắng làm nhiều việc cùng lúc, chương trình gợi ý những cách đơn giản để bảo vệ sự tập trung như gom các công việc tương tự, hạn chế thông báo, giảm việc chuyển đổi task liên tục và dành những khoảng tập trung tốt nhất cho công việc cần nhiều tư duy

Không phải khoảng thời gian nào trong ngày cũng giống nhau. Việc hiểu được nhịp năng lượng của bản thân và sắp xếp công việc phù hợp cũng là một phần quan trọng để sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Điều chỉnh

Nhìn lại để làm tốt hơn

Và dù đã có kế hoạch, biết ưu tiên và giữ sự tập trung, thực tế công việc vẫn luôn có những thay đổi ngoài dự kiến. Vì vậy, một phần quan trọng của quản lý thời gian là nhìn lại khoảng cách giữa kế hoạch và thực tế, tìm nguyên nhân và điều chỉnh cách làm cho lần tiếp theo

Qua vòng lặp Lập kế hoạch → Thực hiện → Đo sai lệch → Tìm nguyên nhân → Điều chỉnh, mỗi người dần hiểu hơn cách mình sử dụng thời gian và xây dựng một nhịp làm việc phù hợp hơn

Sau cùng, chương trình quay trở lại với câu hỏi được đặt ra ngay từ đầu: “Quản lý thời gian hay quản lý bản thân?” Bởi thời gian không thể tạo thêm, điều chúng ta có thể thay đổi chính là cách chọn việc, bắt đầu, tập trung và điều chỉnh

Làm chủ thời gian, vì thế, không phải là cố làm thật nhiều – mà là dành thời gian cho đúng việc, theo đúng cách và đúng nhịp.