Năm 2025 đánh dấu một bước ngoặt mới khi mô hình làm việc từ xa (remote) và kết hợp (hybrid) tiếp tục định hình lại cách vận hành doanh nghiệp toàn cầu. Từ sau đại dịch Covid-19, thói quen làm việc đã thay đổi vĩnh viễn: nhân viên kỳ vọng linh hoạt, còn doanh nghiệp cần đảm bảo hiệu suất dù không làm việc tại văn phòng. Trong bối cảnh đó, hạ tầng công nghệ thông tin trở thành yếu tố sống còn để duy trì hoạt động ổn định, an toàn và hiệu quả.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào – đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ (SMEs), startup – cũng đủ nguồn lực để xây dựng đội ngũ IT nội bộ mạnh, hỗ trợ 24/7 và đáp ứng yêu cầu đa múi giờ. Đây chính là lúc IT Outsourcing trở thành giải pháp chiến lược. Một đối tác công nghệ đáng tin cậy không chỉ giúp tối ưu chi phí, mà còn mang đến năng lực triển khai nhanh, hỗ trợ kỹ thuật kịp thời và đảm bảo vận hành liên tục.

Xu hướng phát triển mô hình hybrid và remote đến năm 2025

Kể từ đại dịch COVID-19, làm việc từ xa (remote) và làm việc kết hợp (hybrid) đã nhanh chóng trở thành xu hướng chủ đạo. Nhiều báo cáo cho thấy nhân viên ngày nay xem làm việc từ xa như một quyền lợi. Theo Gartner, 39% nhân viên tri thức toàn cầu sẽ làm việc theo mô hình hybrid đến cuối năm 2023, tăng so với 37% năm 2022.

Ở quy mô toàn cầu, Gartner dự báo gần 48% nhân viên sẽ làm việc từ xa ít nhất một phần thời gian sau đại dịch, so với chỉ 30% trước đó. Tương tự, khảo sát của Deloitte cho thấy khoảng 80% công ty hiện cho phép hình thức làm việc từ xa hoặc hybrid. Điều này cho thấy remote/hybrid đã trở thành kỳ vọng chung của nhân viên, không còn chỉ là “đặc quyền” như trước kia.

Trong bối cảnh Mỹ, báo cáo của các nhà kinh tế WFH Research cho biết tỷ lệ nhân viên Mỹ làm việc từ xa ít nhất một ngày một tuần đã tăng gấp 5 lần từ năm 2019 đến 2024, đạt 40%. Những nghiên cứu này cũng dự báo xu hướng làm việc tại nhà sẽ còn tiếp tục phát triển dài hạn, nhờ vào sự phát triển của công nghệ hỗ trợ. Ví dụ, Pew Research Center cho thấy trong số lao động có thể làm việc từ xa, khoảng 75% đang làm việc từ xa ít nhất một phần thời gian. Nói cách khác, 3 trong 4 người lao động đủ điều kiện remote đang chọn làm ít nhất một ngày mỗi tuần tại nhà. Điều này khẳng định làm việc từ xa đã trở thành “bình thường mới” (new normal) và rất khó quay lại như trước.

Tại châu Á, mô hình hybrid cũng đang tăng trưởng. Ở Nhật Bản, tỷ lệ doanh nghiệp áp dụng làm việc từ xa đã đạt 66% vào cuối năm 2024 – tăng vọt so với khoảng 20% trước đại dịch. Tương ứng, tỷ lệ nhân viên làm việc từ xa thường xuyên ở Nhật là 30,7% năm 2024 (tăng từ 27% năm 2022). Đặc biệt, con số này còn được dự báo sẽ tiếp tục lên 35% trong các năm sau. Mặt khác, ở Mỹ, tỷ lệ ngày công làm việc tại nhà sau dịch có xu hướng duy trì ổn định ở mức khoảng 25–30% (cao hơn gấp 3 lần so với thời kỳ tiền dịch).

Nhìn chung, mô hình làm việc hybrid vẫn chiếm ưu thế toàn cầu. Gartner cho biết, trong khi hybrid tăng cao thì nhóm làm việc toàn thời gian từ xa (fully remote) lại có xu hướng giảm: dự báo đến cuối 2023 chỉ còn 9% nhân viên toàn cầu làm việc hoàn toàn từ xa. Điều này một phần do các tổ chức muốn kết hợp lợi ích của làm việc tại văn phòng với sự linh hoạt của làm việc tại nhà. Tuy nhiên, đòi hỏi chuyển đổi văn hóa, kỹ năng quản lý mới để duy trì hiệu quả chung. Dù thế nào, các con số trên cho thấy xu hướng “New Normal 2025” là sự kết hợp linh hoạt giữa tại văn phòng và tại nhà, và doanh nghiệp cần chuẩn bị hạ tầng cũng như quy trình để đáp ứng.

Yêu cầu hạ tầng CNTT cho mô hình làm việc từ xa

Để nhân viên có thể làm việc hiệu quả ở mọi nơi, doanh nghiệp phải xây dựng hạ tầng CNTT vững mạnh. Đầu tiên là mạng lưới kết nối: băng thông Internet rộng khắp, kênh dự phòng ổn định, để tránh nghẽn tín hiệu khi nhiều người truy cập đồng thời. Tiếp đó là hạ tầng đám mây (cloud) – hầu hết dịch vụ công ty ngày nay được chuyển lên cloud.

Theo Fortinet, khoảng 60% doanh nghiệp đang chạy trên 50% khối lượng công việc của họ trên nền tảng điện toán đám mây, thể hiện xu thế ưu tiên giải pháp Cloud/Hybrid Cloud cho phép mở rộng tài nguyên linh hoạt khi cần. Nhiều tổ chức còn đẩy mạnh việc sử dụng dịch vụ SaaS (như Office 365, Google Workspace) để nhân viên dễ dàng truy cập tài nguyên nội bộ từ xa.

Các yêu cầu khác bao gồm:

• VPN và bảo mật: Đường hầm VPN hoặc giải pháp Zero-Trust bảo mật để mã hóa lưu lượng khi nhân viên truy cập hệ thống nội bộ từ xa. Với tình trạng tấn công mạng gia tăng (lên tới 72% trong giai đoạn 2021–2023), biện pháp mã hóa và kiểm soát truy cập là bắt buộc. Đa yếu tố xác thực (MFA), quản lý thiết bị (MDM/EMM) cũng được triển khai để bảo vệ dữ liệu công ty.
• Hệ thống cộng tác và hội nghị trực tuyến: Các nền tảng như Microsoft Teams, Zoom, Slack… là xương sống của giao tiếp hiện đại. Ví dụ, Teams đã có 320 triệu người dùng hoạt động hàng tháng vào đầu năm 2024, giúp các nhóm đa quốc gia họp và chia sẻ tài liệu liền mạch. Những công cụ như thế giúp duy trì kết nối giữa các nhân viên dù ở xa mà không làm giảm tương tác.
• Thiết bị làm việc và quản lý thiết bị (Endpoint Management): Các công ty cần cung cấp hoặc hỗ trợ trang bị laptop/PC đủ cấu hình, cùng giải pháp quản lý máy móc từ xa (như phần mềm giám sát, patch management). Điều này đảm bảo khi có sự cố (phần mềm lỗi, cần cập nhật bảo mật), hệ thống IT có thể can thiệp từ xa kịp thời.

Thành công của mô hình làm việc từ xa dài hạn phụ thuộc vào việc đầu tư đầy đủ các thành phần hạ tầng CNTT – từ đường truyền mạng chất lượng, nền tảng điện toán đám mây và VPN bảo mật, đến các công cụ cộng tác thông minh. Kết hợp với tập huấn đào tạo nhân viên tuân thủ quy trình IT, doanh nghiệp mới có thể duy trì hiệu suất và bảo vệ thông tin trong kỷ nguyên remote.

Vai trò của dịch vụ hỗ trợ end-user 24/7

Một yếu tố then chốt khác là hỗ trợ người dùng (end-user support) liên tục 24/7. Khi nhân viên làm việc ở nhiều múi giờ khác nhau, sự cố IT có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Nếu không có đội ngũ helpdesk trực xuyên suốt, các sự cố (mất kết nối VPN, lỗi phần mềm, tài khoản bị khóa…) có thể làm gián đoạn công việc hàng giờ, thậm chí làm giảm năng suất chung. Trên thực tế, nhiều công ty nhận thấy khách hàng nội bộ mong đợi được giải quyết vấn đề nhanh chóng ngoài giờ hành chính – thống kê cho thấy 76% đội ngũ dịch vụ khách hàng đã cung cấp hỗ trợ ngoài giờ làm việc để đáp ứng kỳ vọng cao của người dùng.

Theo đó, tổ chức cần triển khai các kênh hỗ trợ đa dạng: nhân viên có thể gọi hotline, sử dụng chat, email hay portal để báo lỗi và nhận trợ giúp ngay. Đặc biệt với hợp tác quốc tế, support 24/7 là bí quyết giữ cho hệ thống vận hành liên tục, nhất là khi một số thành viên làm việc ban ngày thì nhóm khác ở múi giờ kia vẫn sẵn sàng ứng phó. Dịch vụ này đảm bảo trong mọi tình huống, nhân viên từ xa đều được hỗ trợ kịp thời, giảm thiểu downtime.

Lợi thế của đối tác IT Outsourcing có đội ngũ đa múi giờ

Việc thuê ngoài (outsourcing) một đối tác IT với đội ngũ trải đều nhiều múi giờ mang lại nhiều lợi ích cho mô hình remote work. Trước hết, nhờ cơ chế “theo ánh sáng mặt trời” (follow-the-sun), doanh nghiệp có thể thiết lập hỗ trợ vòng quanh đồng hồ. Khi một nhóm kỹ thuật ở Việt Nam kết thúc ca làm thì đồng nghiệp ở Nhật Bản hay các nước khác sẽ tiếp tục nhận yêu cầu và xử lý ngay lập tức. Như vậy, sẽ không còn khoảng trống dịch vụ khi văn phòng chính nghỉ việc; các vấn đề kỹ thuật được xử lý liên tục, giảm thiểu rủi ro gián đoạn bất thường.

Hợp tác đa múi giờ còn giúp rút ngắn thời gian dự án và nâng cao hiệu quả. Ví dụ, một dự án phát triển phần mềm có thể bàn giao liên tục giữa các nhóm ở nhiều địa điểm: phần việc ở múi giờ này hoàn thành thì nhóm bên kia tiếp tục làm, đẩy nhanh tiến độ so với khi chỉ làm việc trong một khung giờ cố định. Ngoài ra, hỗ trợ 24/7 giúp doanh nghiệp phục vụ thị trường toàn cầu tốt hơn: khách hàng hay đối tác ở bất kỳ khu vực nào cũng nhận được phản hồi nhanh, nâng cao chất lượng dịch vụ. Theo Unity Connect, làm việc đa múi giờ trong outsourcing giúp duy trì hoạt động liên tục, nâng cao năng suất – nhóm này nghỉ thì nhóm khác làm việc, đảm bảo luôn có người giải quyết công việc. Tóm lại, một đối tác Outsourcing có kỹ sư ở nhiều múi giờ không chỉ giúp tiết kiệm chi phí so với xây dựng hạ tầng tại chỗ, mà còn mang lại sự linh hoạt và ổn định quan trọng cho mô hình remote.

Công ty DTS Software Vietnam

DTS Software Vietnam (DTSVN) là đối tác IT Outsourcing tiên phong hỗ trợ thị trường Nhật Bản và Việt Nam. Với hơn 11 năm hoạt động, DTSVN đã thực hiện hàng trăm dự án phát triển phần mềm và cung cấp dịch vụ BPO cho các công ty Nhật Bản. Công ty sở hữu đội ngũ kỹ sư lành nghề, thông thạo tiếng Nhật, chuyên cung cấp các giải pháp hỗ trợ kỹ thuật, điện toán đám mây và hệ thống làm việc từ xa.

Điểm mạnh của DTSVN là khả năng hỗ trợ liên tục đa múi giờ. Đội ngũ kỹ thuật của DTSVN có thể làm việc theo ca, đảm bảo phản hồi và xử lý sự cố 24/7. Chúng tôi cung cấp đầy đủ dịch vụ helpdesk cho end-user, từ cài đặt VPN, bảo mật, đến quản trị hệ thống cloud và tư vấn công cụ cộng tác. Với kinh nghiệm dày dạn trong thị trường Nhật – Việt, DTSVN cam kết mang đến giải pháp CNTT ổn định và kịp thời, giúp doanh nghiệp an tâm trong chuyển đổi số và duy trì hiệu quả làm việc từ xa lâu dài.

Nguồn tham khảo: Các số liệu và nhận định trong bài viết được trích dẫn từ các nghiên cứu và báo cáo của Gartner, Deloitte, Pew Research, WFH Research, và các tổ chức uy tín khác.